Toată lumea cunoaște cuvântul protocol. Muncitorii de birou îl aud regulat în timpul întâlnirilor, polițiștii îl folosesc în activitățile lor profesionale, iar șefii de stat și diplomații sunt obligați să respecte regulile care le sunt dictate. Ce este un protocol? Vom afla mai jos.
Sensul conceptului de protocol
Ca un număr considerabil de alți termeni, acest cuvânt are mai multe semnificații. Totul depinde de domeniul de activitate în care este aplicat conceptul dorit. Deci, vom lua în considerare cele mai frecvente situații atunci când este obișnuit să vorbim despre un protocol.
Dacă vorbim despre mediul de afaceri, atunci protocolul este un document care descrie evenimentul (ședință, ședință, consiliul de administrație etc.).
Am menționat deja mai sus despre poliție, care întocmesc adesea un document similar. În acest caz, este implicată faptul unei infracțiuni sau a unei infracțiuni.
În format internațional, un protocol este un set de reguli care trebuie respectate în cadrul reuniunilor oficiale dintre oficialii guvernamentali și oficialii diplomatici. De exemplu, există un protocol de întâlniri între șefii de stat sau o vizită la președinte.
Cu toate acestea, în acest articol ne vom concentra pe conceptul de protocoale de afaceri.
Proces-verbal de ședință
Întâlnirile de afaceri sunt o parte integrantă a tuturor proceselor dintr-un mediu de afaceri. Acestea pot trece oficial, ținând cont de ora stabilită și numai în clădirea de birouri. Datele informale de afaceri sunt de asemenea foarte populare. În cel de-al doilea caz, puteți face fără confirmarea protocolului conversației. Dacă ședința este oficială, atunci aceasta trebuie să fie în scris în conformitate cu toate regulile.
Protocolul este păstrat de un secretar sau de o altă persoană cu o astfel de autoritate. Pentru a ține pasul cu conversația, încercați să aflați o listă aproximativă de probleme care vor fi discutate în cadrul ședinței. Prezența unui înregistrator vocal nu va fi de prisos, pentru a nu rata datele, deoarece protocolul este o descriere foarte detaliată a unui eveniment de afaceri.
Numele celor prezenți, precum și absenții ar trebui înregistrați. Puteți să faceți note cu privire la locația tuturor celor care au venit la întâlnire, astfel încât autoritatea anumitor cuvinte să poată fi indicată fără erori.
La începutul fiecărei ședințe, se stabilește ordinea de examinare a problemelor, asigurați-vă că scrieți-o în mod verbal.
Dacă întrunirea a avut un vot, atunci indicați rezultatele sale (câți oameni au votat în favoarea și câți au votat împotrivă). În cazul în care a fost prezent un număr mic de oameni prezenți la ședință, aveți și posibilitatea de a nota numele și prenumele tuturor alegătorilor.
Nu lăsați executarea protocolului într-o casetă lungă, deoarece în acest timp puteți uita detaliile întâlnirii.
Protocol de negociere
Negocierile diferă de o întâlnire de afaceri obișnuită, prin faptul că, de obicei, acestea discută una sau câteva probleme care joacă un rol important pentru ambele părți. În acest caz, protocolul este o oportunitate de a remedia toate nuanțele conversației și cerințele părților. Problema care nu este întotdeauna luată în considerare este rezolvată imediat după primele negocieri, astfel încât directorii sau alți angajați au nevoie de timp și de informații complete despre întâlnire.
Protocolul negocierilor este elaborat pe același principiu ca orice document de afaceri.
Este necesar să indicați data evenimentului descris, numărul documentului și versiunea completă a numelui. Următoarea este o introducere, care indică neapărat lista participanților și principalele probleme de discuție.
În partea principală, informațiile sunt de obicei împărțite în trei părți: „Ascultate”, „Vorbite”, „Decise”. În versiunea completă a protocolului, cuvintele tuturor vorbitorilor sunt citate verbatim. De asemenea, în unele cazuri, se extrage un extras din protocol, duplicând o anumită parte a acestuia.
