Orice document analitic este un instrument din categoria de management care vă permite să luați decizia corectă. Documentul afișează o imagine de ansamblu a unui subiect specific de cercetare, cu concluzii asupra rezultatului, indicând metodele de implementare a acestora. Informații pot fi incluse în nota privind studiile și constatările anterioare.
Structura documentului
La nivelul actelor de reglementare, structura documentului nu este definită, nu există cerințe stricte pentru pregătirea acestuia. În cadrul lucrării s-a dezvoltat o anumită practică, se disting următoarele puncte obligatorii:
- antet document, titlu;
- Rezumat;
- introducere;
- esența problemei descrise, adică partea principală a documentului;
- concluzii și concluzii;
- Semnătura originarului și data.
La sfârșitul documentului, după concluzii, poate exista o listă a literaturii utilizate, rapoarte pe care s-a bazat autorul său la scrierea notei și o listă de aplicații.
Capacul și titlul documentului
Această parte a documentului este pregătită în concordanță strictă cu standardele adoptate în fluxul de lucru de afaceri.
Un exemplu de scriere de note analitice:
Șeful SRL ….
numele complet
(din) cui
Șeful unității structurale ….
numele complet
Notă analitică
Dacă înregistrarea acestor documente este prevăzută de fluxul intern de documente, se aplică data și numărul de ieșire al notei.
Adnotare sau Cuvânt înainte
Acest alineat al documentului oferă o scurtă descriere a esenței problemei. Dacă vorbim despre comunitatea științifică, atunci scopul principal și metodele care au fost utilizate în analiza datelor pot fi indicate. Acest alineat al notei poate descrie sursele de date, motivarea utilizării acestora. Ar trebui să fie afișat obiectivul strategic, a cărui realizare l-a inspirat pe autorul documentului să conducă cercetări.
Luați în considerare exemplul de scriere de note analitice.
Dacă documentul se referă la gestionarea internă a documentelor, atunci prefața poate fi, în general, scurtă:
… La rezultatele inventarului nr. De depozit …. efectuat … data …
sau
… Cu privire la progresul lucrărilor planificate pentru trimestrul curent de departament … nume …
Dacă vorbim despre documente utilizate în comunitatea științifică sau despre analiza unei probleme grave, atunci prefața poate arăta astfel:
… Rezumat: În ultimele 3 luni, o analiză a cererii consumatorilor de autoturisme după categoriile și mărcile lor din magazin … numele …
Studiul a fost realizat folosind analize clasice multivariate. Datele sunt rezumate într-un tabel comun cu o evaluare a tuturor factorilor pe o scară de zece puncte. Conform rezultatelor cercetării, liderul necontestat a fost identificat … după numele vehiculului …
Exemple de scriere de note analitice la departamentul de vânzări al unei întreprinderi:
… Compania … numele … timp de 6 luni, o analiză a rezultatelor departamentului de vânzări. Ca urmare, au fost identificate o serie de abateri de la indicatorii planificați, cu posibile motive ale apariției lor.
|
Indicatorul analizat |
planul |
fapt |
% abatere |
motiv |
|
Încasări în numerar din vânzări, RUB |
||||
|
Stocurile depozitului ……….. |
Partea principală a documentului
În această parte a notei, se recomandă respectarea unei anumite structuri:
- Descrierea problemei de analizat.
- Metode utilizate în analiză.
Dacă rezultatul documentului se dovedește a fi voluminos, atunci este posibil să compunem conținutul cu indicarea numerelor de pagină, nume ale unei anumite părți a documentului.
Accentul principal este pus pe tehnicile de analiză cu concluzii preliminare. Dacă au apărut anumite teorii în cursul lucrării, acestea sunt exprimate în document. Principalul lucru este că structura părții principale a documentului are logică.
Luați în considerare exemplul scrierii de note analitice, o descriere a esenței problemei.
Managementul companiei …. Am contactat organizația noastră datorită faptului că în ultimii 2 ani în departamentul de vânzări s-a înregistrat o scădere constantă a profitului. În timpul negocierilor, sa dezvăluit că nu a existat o scădere a numărului de clienți, dimpotrivă, în ultimii 2 ani numărul acestora a crescut cu 20%. În același timp, veniturile au scăzut cu 30%. În cursul analizei activităților departamentului de vânzări, au fost utilizate următoarele metode ……………..
Partea finală, concluzii
Notă analitică a unei întreprinderi (exemple sunt prezentate în acest articol) sau a unui om de știință, politica nu poate fi fără concluzii. În plus, unul care conține o previziune și recomandări pentru acțiuni suplimentare este considerat un document întocmit cu adevărat corect. Și construirea acestor concluzii și recomandări ar trebui să se bazeze numai pe cercetările efectuate și pe rezultatele obținute ca urmare. În acest caz, concluziile nu trebuie repetate, adică cu cele obținute anterior, care au fost prezentate în partea principală a notei.
Nota analitică (exemplele de mai jos) nu ar trebui să conțină contradicții, în special în partea finală, o relație clară între concluzii și analiză ar trebui să fie identificată în document. Nu există „discursuri” finale care nu sunt justificate de textul de mai sus, adică fără concluzii personale.
Luați în considerare o mostră de analiză (exemplu).
… Pentru a elimina pierderile din vânzările observate în ultimii 2 ani, ar trebui să fie planificate următoarele măsuri:
|
Efectul economic preconizat |
Până la ce dată ar trebui organizate evenimentele |
Acțiunea necesară |
competent |
Nu este recomandat să trageți concluzii pe mai multe pagini A4.
Semnătură și aplicații
La sfârșitul documentului, poziția și numele complet (cu decodarea) autorului sunt înregistrate în mod necesar. Dacă analiza a fost efectuată de mai multe persoane, atunci acestea trebuie indicate. Data scrierii notei și semnătura este aplicată. Dacă documentul este conceput pentru o gamă largă de persoane sau este transferat către o altă unitate structurală a întreprinderii, puteți specifica datele de contact pentru feedback.
Notele analitice (exemple pe care le-am analizat) pot avea aplicații. Este vorba despre documente suplimentare care pot conține grafice și date intermediare, o listă de termeni care au fost folosiți sau formule de calcul utilizate de autor. Puteți specifica o listă de referințe, informații din care au stat la baza analizei.
