Un eveniment înseamnă o întâlnire planificată și desfășurată cu participarea unui grup de oameni: o vacanță, o întâlnire de afaceri, un eveniment sportiv, o petrecere pentru copii, o campanie publicitară, etc. Deoarece evenimentul este cel mai adesea la care participă un număr mare de participanți, este extrem de important să avem grijă de siguranța tuturor celor invitați, precum și că au fost confortabili, nimeni nu s-a plictisit, nu au existat reclamații cu privire la meniu, performanța artiștilor, designul sălii de ședințe, etc. Pentru a evita surprizele neplăcute, trebuie să fiți atenți Dar să se pregătească.
Pregătirea evenimentului începe cu planificarea. Este mai bine să vă faceți griji cu privire la modul de planificare a evenimentului în avans. Cu cât mai mult timp este lăsat până la o dată semnificativă, cu atât sunt mai multe oportunități de a gândi lucrurile, de a cântări, de a evita greșelile și de a da feedback negativ din partea participanților. Planurile sunt făcute în conformitate cu specificul evenimentului, dar există recomandări generale pentru planificare.
Ce să planifice
În primul rând, obiectivul. Niciun eveniment nu se organizează la fel. Liderii companiei doresc să obțină anumite rezultate: formarea unei culturi corporative, promovarea bunurilor pe piață, extinderea platformelor pentru afaceri, ralierea angajaților, celebrarea aniversării (recunoașterea oficială a meritelor sale către companie), etc. Principalul lucru este că obiectivul trebuie să fie concret, clar formulat și realizabil. Împreună cu scopul, se determină și tipul de eveniment (bufet, picnic, vacanță la parcul acvatic etc.).
Următoarea etapă de planificare este bugetul. Oricât de greu ar încerca organizatorul, nu va fi posibilă realizarea tuturor ideilor creative, dacă bugetul nu permite acest lucru. Prin urmare, înainte de a decide cum să întocmești un plan de acțiune, trebuie să decizi asupra finanțelor.
Următoarele elemente sunt considerate:
- numărul și sexul oaspeților (necesar pentru realizarea meniului, selectarea băuturilor);
- locul evenimentului;
- proiectare și echipamente tehnice;
- transport (dacă evenimentul este plecat);
- filmare foto și video;
- invitația gazdei, a artiștilor;
- premii și cadouri;
- Acoperirea media a evenimentului (dacă este necesar).
chestionare
După clarificarea problemelor de mai sus, puteți începe să compilați chestionare pentru invitați. Astfel va fi mai ușor să țineți cont de dorințele invitaților. Conform rezultatelor sondajului, este posibil să fiți nevoit să faceți ajustări la plan și să estimați. Oferim o listă aproximativă de întrebări:
- Aveți de gând să participați la eveniment?
- Dacă nu intenționați să participați la eveniment, atunci din ce motiv?
- Cum ai aflat despre eveniment?
- Cum a fost înregistrarea pentru participarea la eveniment (foarte simplă, simplă, fără probleme, cu dificultăți minore, dificultăți)?
- Aveți dorințe în meniu?
- Cine va plăti pentru participarea la eveniment?
- Ce subiecte, întrebări de discuție vă interesează?
- Aveți întrebări despre eveniment, care dintre ele?
- Aveți întrebări pentru gazda evenimentului, care dintre ele?
- Cum ați dori să primiți informații despre eveniment (adresă, e-mail, telefon)?
- Altele.
Întrebările sunt ajustate în funcție de tipul și conținutul evenimentului. Principalul lucru este să întocmiți un chestionar, astfel încât organizatorul să primească toate răspunsurile de care este interesat. Acest lucru va ajuta la determinarea modului de a elabora un plan de acțiune, pentru a evita tot felul de neînțelegeri. Așadar, partenerii de afaceri musulmani în timpul banchetului nu vor atinge carnea de porc (ceea ce înseamnă că meniul ar trebui să includă feluri de mâncare din pui, curcan), iar glumele petrecerii de lider a companiei pot părea că nu sunt amuzante. Desigur, sondajul ar trebui să fie anonim.
După colectarea informațiilor, angajatul continuă direct la pregătirea planului.
Cum să planificați un eveniment: un exemplu
Formularul de plan este elaborat în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente. " În mod tradițional, planul enumeră tipurile de lucrări pentru pregătirea și desfășurarea evenimentului, termenele limită și cei responsabili. La începutul documentului este indicat numele organizației și tipul de document pentru aprobare, data, numărul și locul de pregătire a documentului, ștampila aprobării. Întocmite separat documente financiare, fișe de aprobare și familiarizare cu documentul. Sub forma unei diagrame, arată ceva astfel:
|
Aprob --------------- --------------- (poziția șefului companiei) ------------------------------------- (Numele complet) (Semnătura) |
|||
|
Planul de acțiune pentru pregătirea și conduita -------------------------------------------------- ---- (numele evenimentului) |
|||
|
Perioada: Locul de desfasurare: Scopul evenimentului: |
|||
| număr | Tipuri de muncă | perioadă | competent |
| 1. | Crearea comitetului de organizare | 12/15/2014 | Numele complet |
| 2. | Elaborarea unui program cultural | 12/15/2014 | Numele complet |
| 3. | … | ||
Planul poate include, de asemenea, coloane „rezultate” și „note”.
Planul întocmit este discutat cu conducerea companiei, aprobat și comunicat angajaților. Persoanele responsabile își pun semnăturile pe foaia de familiarizare și primesc o copie a planului. După aceea, întrebarea: „Cum se întocmește un plan de acțiune?” considerat închis.
De regulă, evenimentele se organizează de mai multe ori pe an, astfel încât un manager de eveniment sau un alt specialist trebuie să elaboreze un plan de acțiune anual. Cum se întocmește un plan de acțiune pentru anul?
Planul anual
Înainte de a continua pregătirea planului anual, trebuie să analizați activitățile companiei pentru anul trecut. Pe baza rezultatelor lucrărilor analitice, se întocmește un raport, al cărui conținut va stabili obiective pentru următoarele 12 luni. Evenimentele desfășurate în noul an calendaristic vor avea drept scop realizarea acestor obiective.
Evenimentele sunt planificate lunar. Câte evenimente să aibă loc în fiecare lună - compania decide. Totul depinde de obiective și probleme presante. Sunt avute în vedere activități unice, periodice și permanente. Evenimentele unice includ, în special, achiziționarea de echipamente de la o companie străină. Evenimentul curent se desfășoară și o dată, dar durează o perioadă mai lungă de timp. Evenimentele periodice se repetă la un anumit interval de timp. Aceasta poate fi dezvoltarea personalului (conferințe, seminarii, seminarii web), dezvoltarea și implementarea de proiecte, evenimente corporative și multe altele. Toate evenimentele ar trebui să fie în mod logic în concordanță între ele cu privire la fezabilitatea, subiectul și calendarul evenimentului.
Formular anual de plan
Planul anual este întocmit sub forma unui plan general de lucru sau a unui program de timp. Uneori, ambele opțiuni sunt adecvate (de exemplu, dacă interpreții lucrează în organizații diferite). Să analizăm mai detaliat aceste tipuri de planuri.
În planul general anual, se notează numărul de serie, numele evenimentului, termenele, rezultatele, executivii și o notă. Capitolul „Rezultat” indică produsul activităților specialiștilor: o diagramă de proces sau mecanism, un proiect finalizat, un raport, un pachet de documente etc.
| număr | Numele evenimentului | rezultate | perioadă | artiști | notițe | ||||
| început | sfârșit | Ltd. | SA | UAB | |||||
| 1. | Conferință internațională | Colecția de rezumate | 15.01 | 17.01 | Numele complet | Numele complet | Numele complet | Sunt implicați studenți ai universităților specializate | |
| 2. | Prezentarea unei noi varietăți de brânză | Raport privind prezentarea unei noi varietăți de brânză | 16.02 | 17.02 | Numele complet | Numele complet | Numele complet | Tehnologii întreprinderilor sunt implicați | |
| 3. | … | ||||||||
Atunci când compilați un program de timp, activitățile sunt indicate pentru fiecare lună. Îmbinarea dintre numele evenimentului și luna este pictată. Un document poate arăta astfel:
| număr | Numele evenimentului | rezultate | artiști | Anul 2014 | notițe | ||
| ianuarie | februarie | martie | |||||
| 1. | Conferință internațională | Colecția de rezumate |
Ltd. SA UAB |
||||
| 1.1. | Pregătirea unui buletin informativ | Scrisoare de informare | Director de birou | ||||
| 2. | Prezentarea unei noi varietăți de brânză | Raport privind prezentarea unei noi varietăți de brânză | |||||
| 2.1. | Pregătirea broșurilor | broșuri | Departamentul de marketing | ||||
Pe lângă planul anual, se elaborează o justificare pentru măsuri, formulare de raportare și control, precum și anexe. Aplicațiile includ:
- înregistrări financiare;
- plan de comunicare, suport pentru alte evenimente;
- analiza riscurilor.
Toate planurile de mai sus sunt destinate adulților. Dar diverse evenimente se desfășoară cu copii. Modelele de realizare a planurilor pentru băieți sunt cam aceleași, dar există unele caracteristici.
Cum se face un plan de acțiune pentru copii
Evenimentul pentru tinerii cetățeni diferă de cel pentru adulți, în primul rând, orientativ educațional și (sau) de îmbunătățire a sănătății. Responsabili sunt profesorii numiți, psihologii, animatorii, bibliotecarii, consilierii din taberele de sănătate și alți specialiști care lucrează cu copiii. Specificul evenimentului depinde de vârsta copiilor și de sarcinile stabilite. Luați în considerare caracteristicile planificării evenimentelor într-o preșcolară, școală, bibliotecă și tabără de recreere.
preșcolar
Activitățile grădiniței fac parte din planul anual. Prevăzut pentru:
- matinee (date tematice și sărbători);
- concedii sportive;
- zile și săptămâni de sănătate (include diferite activități);
- întâlniri cu părinții etc.
Pentru fiecare dintre aceste activități, este elaborat un plan sau scenariu, care este aprobat de manager și de acord cu adjunctul ei. Indicați numele evenimentului, scopul, sarcinile, ora și locul evenimentului, echipamentul, inventarul, desfășurarea evenimentului (în scenariu) și cei responsabili. Iată un exemplu de proiectare a unui plan de acțiune pentru Ziua Sănătății:
|
Afirm: cap de --------------- (Numele complet) „____” ______________ 2014 |
|||
|
a fost de acord: Șef adjunct pentru OIA ------------------------------ (nume complet) „____” ______________ 2014 |
|||
| Planul de acțiune pentru ziua sănătății (data) | |||
| Ora și locul | Nume eveniment | Grupul | competent |
|
8.00 - 8.30 Teren de sport |
Gimnastica de dimineata | Toate grupurile | Educatori de grup |
|
10.00 -10.30 Sala de sport |
Curse de releu | Grup de seniori | Instructor de educație fizică, educator de grup |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 piscină |
Timp sportiv „Neptun a venit la noi” | Grup de mijloc | Instructor de înot, asistent medical, educator de grup |
| În timpul zilei | Raport foto din Ziua Sănătății | Toate grupurile | Profesori de grupuri, asistenți |
În funcție de specificul evenimentului, rezultatele așteptate pot fi indicate (reducerea incidenței elevilor, formarea unui stil de viață sănătos la copii, creșterea nivelului culturii pedagogice a părinților etc.).
Scenariul evenimentului pentru preșcolari este jocurile, spectacolele bazate pe basme, trucuri de magie, atracții. Este important ca vacanța să fie interesantă, distractivă, vibrantă și, cel mai important - utilă pentru copii.
școală
Activitățile pentru elevi sunt planificate în timpul anului școlar și în perioada sărbătorilor. Planurile de acțiune sunt întocmite de profesorul principal, profesorul de clasă, profesorul de educație fizică, profesorul organizator și psihologul. Planurile întocmite de profesori sunt verificate și aprobate de profesor. Obiectivele și obiectivele evenimentului sunt prevăzute, rezultatele așteptate, cei responsabili sunt numiți. La realizarea planurilor, se iau în considerare vârsta copiilor, interesele lor, problemele din clasă (performanța academică, comportamentul, relațiile în echipă etc.), precum și factorii obiective (anotimpul, tipul așezării, în special terenul, clima etc.). date memorabile. În conformitate cu aceasta, evenimentele se desfășoară pe temele „Cavalerilor și Prințeselor”, „Cunoștința cu Teatrul Muzical”, „Vacanța de vară”, „Ei au căutat pentru patrie” și altele. Principalul lucru este că copiii ar trebui să fie interesați. Elevii înșiși sunt implicați și în pregătirea și planificarea evenimentului. Cum se face un plan de acțiune? Eșantionul este prezentat în tabel.
|
Aprob Directorul nr. --------------------------- (nume complet) |
||||
| Planul educațional de vacanță de toamnă | ||||
| număr | măsură | data | clasă | timp |
| 1. | Vizită la Teatrul de Comedie Muzicală | 10/28/2013 | 11 | 4 p.m. |
| 2. | Operațiunea Vindecă o carte | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Biblioteca pentru copii
Personalul bibliotecii se asigură că copiii citesc mai mult și iubesc cărțile. În acest scop, se organizează seri literare, teste, licitații, etc. Cum se întocmește un plan de acțiune în bibliotecă? Această lucrare este realizată în mai multe etape. Tema evenimentului este selectată, scopul său și vizarea pe vârstă sunt determinate. În conformitate cu vârsta participanților, sunt selectate lucrări literare, se întocmește un scenariu.
Bibliotecarii nu uită de publicitate: se fac afișe, pliante, invitații. Un punct important este pregătirea materialelor ilustrative. Evenimentul în sine este înregistrat, analizat și promovat în mass-media. Formularul de plan ar putea fi ceva de genul:
| număr | Formular de eveniment | Nume eveniment | Publicul | Perioada |
| 1. | carnaval | Ziua Îndrăgostiților | Liceeni | 14.02 |
| 2. | Întrebare și răspuns seara | "Cine știe mai multe povești?" | Preșcolari și elevi de școală primară | 18.03 |
| 3. | … |
