Procesul-verbal al ședinței este un document care reflectă toate deciziile importante ale acestui eveniment. Redactarea incorectă, atât din punct de vedere al semnificației, cât și al designului, poate provoca contestarea participanților la întâlnire. În plus, există riscul potențial de a lua decizii de gestionare incorecte dacă procesul-verbal al ședinței de producție conține informații înșelătoare. Aranjarea corectă va ajuta un set de recomandări simple.
Textul acestui document conține de obicei două părți: introductiv și principal. Procesul-verbal al ședinței (prima jumătate a acestuia) include o descriere a parametrilor principali ai evenimentului: poziție, nume complet participanți, președinte și secretar. Când unul dintre cei prezenți are un statut special (invitat, expert, observator etc.), acest lucru este notat și în document. Dacă la întâlnire au participat multe persoane, procesele verbale ale reuniunii pot conține date despre acestea într-o foaie separată, ceea ce este o aplicație inseparabilă a documentului. Secțiunea introductivă se încheie cu o agendă care conține o listă de probleme abordate. Este de dorit să le aranjăm în importanță, cu toate acestea, pot exista și alți factori care afectează locul în lista de întrebări. De exemplu, structura agendei poate depinde de relația logică a unei părți din problemele sale sau de angajarea persoanelor care participă la eveniment. Documentul în sine este executat pe antetul organizației (unitatea sa), el trebuie indicat când a avut loc întâlnirea.
Procesul-verbal al ședinței din partea principală ar trebui să corespundă introducerii. În special, punctele sale trebuie să fie în aceeași ordine ca pe ordinea de zi. Algoritmul pentru construirea unui text care captează informații pe fiecare punct de pe ordinea de zi este următorul: „ascultat”, „vorbit”, „hotărât”. Principala regulă în această parte a protocolului este aceea că acesta nu ar trebui să se transforme într-un fel de transcriere.
În special, subarticulul „ascultat” descrie cine a fost purtătorul de cuvânt al problemei, ceea ce a sugerat în urma discursului său. Pentru vorbitori, participanții indică și cine a spus ce au propus. Decizia stabilește poziția finală a majorității participanților la întâlnire. Dacă a fost adoptat prin vot, atunci va fi indicat câte persoane au fost pentru aceasta, câți au fost împotriva acesteia, precum și numărul de abțineri. În funcție de importanța problemelor discutate, numele complete pot fi enumerate. oameni care au luat această poziție sau aceea.
Protocolul ședinței este întocmit de secretar, documentul însuși este semnat de executiv și de președintele reuniunii. Sursa de informații pentru compilarea acesteia sunt schițele scrise de mână, notele făcute cu ajutorul unui înregistrator vocal, transcrieri. Dacă soluționarea problemelor identificate în timpul ședinței necesită autoritatea unui funcționar superior care nu a participat la ședință, poate fi acordată o aprobare suplimentară pentru deciziile acestui șef. Protocolul semnat și înregistrat poate fi trimis atât ca document unic, cât și sub formă de extrase pentru funcționari, cărora li se aplică doar o parte din întrebări.
