Este imposibil să vă imaginați vreun birou modern al unei companii fără o mini-schimb de telefon. La urma urmei, acest dispozitiv este responsabil pentru organizarea comunicațiilor interne de înaltă calitate și utilizarea rațională a liniilor telefonice orașe. Astăzi, lupta dintre lucrătorii de birou pentru dreptul de a apela din singurul număr disponibil este un lucru din trecut. În zilele noastre, această problemă este rezolvată folosind linii externe și interne. Nu trebuie să crească numărul de telefon fix. Cum să alegi un PBX pentru birou și cum să-l instalezi? Vei găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în acest articol.
Ce este un PBX?
Office PBX este un mic telefon telefonic automat. Este conceput pentru a deservi un număr mic de numere de oraș. Cu un astfel de dispozitiv, compania își poate permite să nu aloce o linie separată pentru fiecare număr utilizat. Aceasta duce la reducerea costurilor de apel.
PBX concentrează sarcina pe linie. Datorită faptului că fiecare dintre ele este utilizat mai intens, compania poate refuza o parte din numerele fixe sau poate asigura funcționarea normală a întreprinderii în cazul în care există o lipsă a acestora.
Principiul funcționării centralelor telefonice mini-automate pentru un birou este similar cu cel al stațiilor multicanale la care operează operatorii de comunicații telefonice. Diferența este doar în numărul de camere servite. Pentru o instalație de birou, acest număr este mult mai mic. De asemenea, mini-ATS se caracterizează printr-o defalcare în liniile interne și externe.
Cum să alegi un PBX pentru birou? Citiți mai multe despre acest lucru mai jos.
Cum să alegi un PBX de birou?
Pentru a face alegerea corectă atunci când cumpărați un PBX, trebuie să decideți asupra datelor de intrare și să indicați criteriile dorite.
Intrarea se referă la numărul de linii fixe disponibile și la numărul dorit de extensii de lucru. Distribuția standard este următoarea: fiecare linie de oraș corespunde la 3-4 casnice. În orice caz, la stabilirea numărului de camere deservite, se recomandă să vă consultați cu un specialist în instalarea unui PBX pentru birou. Cea mai mică capacitate a unui astfel de dispozitiv este de 3 linii fixe și 8 abonați interni.
Este necesar să se clarifice dacă după instalarea PBX-ului de birou vor rămâne canale externe și interne gratuite. Un astfel de stoc nu ar trebui să fie mare, dar cu absența completă a acestuia în viitorul apropiat, pot apărea o serie de probleme. Nu trebuie să uităm de liniile interne pentru faxuri și modeme.
De asemenea, ar trebui să decideți producătorul. Cele mai populare companii care produc PBX pentru birou sunt Panasonic și LG.
Există o serie de probleme importante pe care trebuie doar să le discutați cu un specialist în conexiuni PBX:
- prezența unui adaptor încorporat pentru conectarea bateriilor de alimentare neîntrerupte;
- necesitatea unui conector pentru un computer care conduce protocoale de negocieri;
- capacitatea de a seta modul de distribuție a încărcării uniform pe fiecare linie de oraș.
Acum știți cum să alegeți un PBX pentru birou. A sosit momentul să aflați mai multe despre principalele funcții ale acestui dispozitiv.
Principalele funcții care sunt echipate cu un PBX
Office PBX are următoarele funcții principale:
- Redirecționarea apelurilor Această funcție este cea mai populară, indiferent de tipul de activitate al întreprinderii. Vă permite să redirecționați un apel primit către un fax sau un anumit angajat al companiei. Pentru a face acest lucru, selectați numărul de extensie corespunzător pe telefonul de sistem și închideți-l. Petrecerea din afară va auzi melodia până când se va stabili o nouă conexiune. Dacă un anumit angajat nu este în poziție sau linia sa este ocupată, apelul extern va fi returnat telefonului de sistem.
- „Interceptarea” unui apel. Această funcție este necesară în cazul în care unul dintre angajați a mers pe un alt desktop, iar la acel moment telefonul său a sunat. PBX pentru birou permite acestui angajat să primească apelul chiar și în timp ce se deplasează în jurul perimetrului. Pentru aceasta, angajatul va trebui să apeleze la o anumită combinație de numere pe oricare dintre dispozitive.
- Primiți un apel în timpul unui apel. Dacă un apel paralel ajunge în timpul unui apel, se va auzi un anumit semnal în receptor. Tastați un cod simplu, puteți răspunde la acest apel.
- Comanda de conectare. În cazul încercărilor nereușite de a ajunge la un număr fix care este ocupat constant, trebuie să apelați un cod special. PBX vă va anunța că linia necesară a fost eliberată și conexiunea va fi stabilită automat.
- „Urmează-mă”. Această funcție vă permite să redirecționați către oricare dintre numerele interne din perimetrul biroului. Astfel, angajatul poate să nu fie la locul de muncă, dar toate apelurile sale primite vor fi acceptate de acesta.
- Conferință. Această funcție vă permite să conectați unul sau mai mulți participanți la o conversație telefonică. Participanții la conferințe pot fi abonați interni și externi.
- Conectare la conversație. Datorită acestei funcții, managerul se poate conecta în orice moment cu oricare dintre subordonații săi, chiar dacă în acel moment se desfășoară o conversație telefonică. Numai un abonat cu un nivel de prioritate adecvat se poate conecta la conversație. Acest proces este însoțit de un semnal sonor. Nivelurile de prioritate corespunzătoare sunt alocate în timpul instalării și configurației PBX.
Caracteristici suplimentare ale PBX
Pe lângă funcțiile de bază pe care PBX-urile Office le au în mod implicit, există o serie de funcții suplimentare care sunt utile într-un anumit caz. Unele dintre ele sunt descrise mai jos.
Dacă recepționerul este ocupat pe telefonul de sistem, poate fi pus în coadă un apel primit. Abonatul extern nu va auzi un bip, ci un mesaj vocal pe care îl puteți crea singur. Acesta poate fi fie un mesaj publicitar, fie o simplă solicitare de a rămâne pe linie.
O altă opțiune de a scuti un pic secretarul este de a da dreptul abonaților externi să apeleze pe cont propriu numărul intern necesar al unui anumit angajat al companiei.
Posibilitatea de a folosi procesoare vocale vă permite să dotați fiecare extensie cu un robot telefonic. În plus, un astfel de mesaj vocal face posibilă procesarea apelurilor primite fără a implica operatori.
Pentru a determina care dintre angajați au efectuat apeluri pe distanțe lungi sau internaționale, este posibil să emită un cod personal fiecăruia dintre angajați, folosind care o persoană va putea folosi comunicarea la distanță. Dacă angajatul nu are un set special de numere, atunci nu va putea apela linia de taxare.
În cele ce urmează vor fi descrise atât tipuri standard, cât și moderne de PBX-uri de birou.
PBX analogic
PBX-urile analogice pot fi utilizate atunci când numărul abonaților interni nu este mai mare de cincizeci și cerințele ridicate nu sunt impuse funcționalității rețelei de telefonie.
Un astfel de echipament transformă vorbirea într-un semnal electric pulsat sau continuu a cărui amplitudine variază. Până în prezent, mini PBX analogice sunt capabile să servească până la 46 de porturi.
Avantajul principal al unui astfel de echipament este costul mai mic în comparație cu digitalul la aceiași indicatori de capacitate. Dezavantajul PBX-urilor analogice este un număr mic de funcții de serviciu.
PBX digital
PBX-urile digitale pot servi mai mult de 50 de porturi. Un astfel de echipament transformă vorbirea în fluxuri de impulsuri binare folosind o tehnică de modulare a codului pulsului.
PBX-urile digitale au un cost mai mare comparativ cu cele analogice. Dar, datorită acestui fapt, un astfel de dispozitiv are un număr mare de funcții de service. De asemenea, aceste PBX sunt mult mai ușor de instalat în birouri.
PBX fără fir
PBX-urile wireless pentru birou asigură mobilitate angajaților și nu necesită cablare. Când utilizează un astfel de dispozitiv, lucrătorii au telefoane fără fir cu ajutorul cărora se pot deplasa pe întregul perimetru.
Spre deosebire de celular, wireless este gratuit. Capacitatea unor astfel de centrale telefonice mini-automate poate fi crescută fără probleme. Funcționarea acestei conexiuni nu necesită permise.
Spre deosebire de telefoanele cu fir, radiourile sunt protejate de ascultare și conexiune ascunsă. Calitatea sunetului atunci când utilizați un PBX wireless este caracterizată ca fiind ridicată.
PBX virtual
PBX virtual pentru birou este un produs al celei mai noi tehnologii. Este localizat pe serverul operatorului de internet, nu necesită achiziționarea de echipamente suplimentare și funcționează pe baza rețelei disponibile în birou.
Când utilizați un astfel de echipament, costurile de comunicație sunt reduse la minimum. Dacă este necesar, extinderea capacității acestui PBX se realizează foarte repede.
Dacă biroul și-a schimbat locația, nu este necesară modificarea numerelor de telefon disponibile. De asemenea, nu este necesar să apelați specialiștii pentru a instala și conecta un astfel de PBX - tot controlul se realizează prin internet.
PBX folosind GSM
Mini PBX GSM pentru birou este proiectat să organizeze comunicații telefonice în acele locuri unde nu există posibilitatea unei linii obișnuite, dar există un semnal de la un operator de telefonie mobilă.
Gateway-ul GSM ajută la creșterea numărului de linii externe, oferind în același timp costuri reduse de birou pentru comunicațiile mobile. Instalarea sa este posibilă în orice clădire, oraș sau țară în care rețeaua dvs. IP va fi disponibilă. Un mini PBX pentru un birou care folosește un astfel de echipament oferă posibilitatea de a efectua cât mai multe apeluri mobile, folosind un Internet sau o rată corporativă atunci când acestea sunt sub costul normal al apelurilor.
Instalarea biroului PBX
Instalarea PBX pentru birou include proiectare și configurare. Ascultând părerea unui specialist în conectarea unui astfel de echipament, trebuie să determinați opțiunile cele mai relevante pentru dvs. și capacitatea necesară a centralei telefonice.
Următoarea etapă de instalare este instalarea echipamentelor. De obicei este amplasat în interiorul unui dulap special. După conectarea porturilor externe și interne, toate cablurile sunt încrucișate și marcate și se efectuează procesul de testare inițială a sistemului.
Următorul pas este programarea și configurarea PBX. Acest proces este pur individual pentru un anumit client, deoarece dorințele și cerințele fiecăruia sunt diferite.
Dacă birourile companiei sunt situate în mai multe clădiri, atunci fiecare dintre ele ar trebui să își stabilească propriul PBX, care va comunica între ele folosind un portbagaj digital sau analogic. De obicei se folosește un telefon de sistem, instalat împreună cu secretarul. Restul angajaților trebuie să li se asigure un aparat convențional. Dacă va deveni necesar să furnizați tuturor angajaților telefoane de sistem, va fi necesar să achiziționați plăci de sistem suplimentare pentru PBX, ceea ce va presupune costuri suplimentare.
