Când începeți să lucrați, vă veți da seama în curând că capacitatea de a respecta regulile de bază ale etichetelor de afaceri contribuie la succesul profesional în orice domeniu și este apreciată la fel de mult ca și calitățile de afaceri. Te va ajuta să te încadrezi cu ușurință în orice echipă și să câștigi rapid credibilitatea cu colegii și cu conducerea, mai ales dacă reușești să surprinzi repede diferența dintre eticheta de afaceri și socială și înveți să alegi linia potrivită de comportament.
Normele de bază ale etichetelor de afaceri
Bunele maniere într-un birou sau birou guvernamental sunt oarecum diferite de ceea ce este considerat decent (familiar) în exterior.
- Dacă un bărbat se dovedește a fi lider, femeile nu ar trebui să aștepte ca el să se ridice când intră în birou. Deși există bărbați bine educați printre șefii care au acest obicei adus la nivelul unui reflex și care se ridică mereu când o doamnă intră în cameră, aceasta este o excepție. Și chiar dacă este frumos, tonul secular la locul de muncă este nepotrivit. Într-un birou, o instituție de stat, un șef bărbat este primul care trece prin ușă, iar atunci când călătorești în afaceri, el este primul care urcă în mașină.
- Cuvintele „mulțumesc” și „vă rog” într-un mediu de muncă sunt chiar mai de dorit decât în „viața înaltă”. Mulțumește-ți colegilor pentru orice serviciu, chiar și cel mai nesemnificativ, și nu uita de „cuvântul magic” atunci când faci o solicitare sau pur și simplu transmiți o comandă de la unul dintre angajați la superiorii tăi.
- Zâmbiți întotdeauna în timp ce vă salutați colegii și răspundeți cu un zâmbet la salutul lor.
- Vorbeste cu oamenii pe un ton calm, prietenos si arata-i semne de atentie indiferent de sexul lor.
- Dacă un bărbat care merge în fața ta până la ușă are o mulțime de documente, depășește-l pentru a deschide ușa și a lăsa să treacă. Ajutarea la birou ar trebui să fie întotdeauna cea mai confortabilă și mai comodă, cu toate acestea, în relațiile oficiale, se menține o ierarhie clară, pe care ar trebui să o simțiți și să o susțineți. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să fiți timizi în fața șefilor dvs. sau să arătați o atenție sporită la fiecare cuvânt, nu, dar ar trebui să îi acordați respectul cuvenit.
Normele acceptate de etichetă de afaceri pot diferi semnificativ nu numai în diferite industrii, ci și în companii individuale. Cu toate acestea, există reguli pe care trebuie să le respecte atât lucrătorii de birou, cât și angajații guvernamentali. Printre ele se numără punctualitatea, potrivind imaginea companiei în haine, capacitatea de a păstra secretele și capacitatea de a lăsa probleme personale în afara muncii. Să vorbim despre fiecare dintre aceste reguli mai detaliat.
Nevoia de a face totul la timp
Normele privind eticheta de afaceri la birou, agenția guvernamentală impune ca tu să vii întotdeauna la timp, să îndeplinești toate sarcinile la timp. Nu sunt permise întârzieri, întârzieri în muncă care trebuie livrate exact la momentul promis.
Nu ratați niciodată întâlnirile de afaceri, veniți la ele în avans pentru a nu pune în pericol reputația companiei și nu doar pe a voastră. Dacă aveți nevoie să lăsați, avertizați în prealabil despre acest lucru, autoritățile ar trebui să știe unde vă aflați. Amintiți-vă că respectarea exactității, punctualității în toate problemele este o regulă indispensabilă a etichetei de afaceri a funcționarului public și a lucrătorului de birou, precum și a arăta respectul față de ceilalți, firesc pentru orice persoană educată.
Cum să te îmbraci la birou sau serviciu public
Respectați regulile de etichetă comercială acceptate în îmbrăcăminte.
- Aspectul angajatului trebuie să corespundă imaginii companiei, creând o impresie plăcută, iar atunci când lucrați într-o agenție guvernamentală, acest lucru este și mai important.
- Femeile trebuie să poarte fuste și rochii nu mai mult decât genunchiul, sunt permise pantalonii cu croială strictă. Este inacceptabil să purtați nuanțe luminoase, strălucitoare, cu paiete, strasuri și haine care se potrivesc la birou.
- Bărbații ar trebui să respecte un stil de afaceri, să poarte costume, pantaloni, cămăși cu sau fără cravată. Blugi și puloverele sunt cel mai bine excluse din garderoba de lucru.
- La locul de muncă, poți purta bijuterii modeste în armonie cu hainele, ca și alte detalii ale costumului.
Regula de confidențialitate
Trebuie să fii capabil să păstrezi secretele companiei, ale oricărei tranzacții, fără a te extinde la acest subiect, nici cu colegii, nici cu cei dragi. Nu citiți scrisori destinate altor persoane, nu transmiteți toate mesajele personal, fără intermediari și persoane neautorizate. Dacă aveți nevoie să trimiteți un fax, sunați în prealabil destinatarul, astfel încât să fie în apropiere și să poată primi personal un document sau o scrisoare. Nu vă amestecați viața personală cu munca, nu vorbiți despre probleme din viață, nu căutați confortul sau cereți ajutorul colegilor. La birou, este important să mențineți compostura și o dispoziție bună, indiferent de starea de spirit proastă. Aceste reguli de etichetă de afaceri ale unui funcționar public și ale unui lucrător de birou trebuie respectate cu strictețe.
Tu și superiorii
Normele privind eticheta de afaceri pentru subordonați implică un apel îndepărtat, non-familial, către un manager. Chiar dacă șeful (șeful) - o fată sau un băiat sunt doar puțin mai în vârstă decât tine, merită să spui „tu”. Dacă vă aflați în biroul managerului și un partener de afaceri sau un alt șef vine la el, să rămână cu voi sau să plece - el trebuie să decidă dacă vă cere să plecați, nu există niciun motiv să vă simțiți restricționat. Dacă într-o zi șeful te insultă în prezența unor străini, nu-i răspunde la fel. Dacă sunteți supărat, nu săriți din birou, încercați să ieșiți cu calm și să găsiți un loc retras în care vă puteți calma. Nu discutați ce s-a întâmplat cu colegii. Puteți afla relația cu liderul după ore, ascultând calm dorințele lui și exprimându-vă plângerile. Cu cât șefii sunt mai mari, cu atât este mai dificil rolul tău și, în unele situații, este important să ții minte regulile etichetelor de afaceri. Dacă o persoană deosebit de respectată trebuie să fie condusă de-a lungul coridorului instituției, trebuie să deschideți ușile pentru a lipsi un invitat important, apoi să vă deplasați lângă el, la doar un sfert de pas în urmă. Dacă coridorul se ramifică, va trebui să-i arăți direcția cu un gest elegant. Dacă coridorul se dă vânt, puteți spune „Lasă-mă să vă ghidez” și atunci este îndrăzneț să merg mai departe.
Câteva cuvinte despre maniere proaste
Există norme și reguli de etichetă de afaceri care sunt lipsite de ambiguitate pentru toți angajații: nu citiți scrisorile altor persoane, nu vorbiți cu reținere și politețe, fiți prietenoși cu colegii și păstrați distanța cu șefii. Dar, uneori, la serviciu, se face o excepție de la aceste reguli, de exemplu, atunci când trebuie să găsiți un document într-un tabel cu un alt angajat care nu este acolo. Comportamentul general în serviciu și la birou ar trebui să fie demn, cu maniere impecabile. Aveți nevoie permanent să vă monitorizați comportamentul în timp ce mergeți, comunicați și stați. Amintiți-vă că este indecent să vă atingeți nasul, urechile, părul sau alte părți ale corpului.
Ce nu poate fi făcut în orice caz la locul de muncă:
- Mastică, bătând în dinți.
- Stilouri, creioane, hârtie sau cuie.
- Corectarea machiajului, manichiura, vopsirea buzelor la locul de muncă - acestea sunt regulile de bază ale etichetei de afaceri pentru secretar.
- Căscă fără să-ți acoperi gura.
- Pune picioarele pe masă, pune piciorul pe picior
Zilnic necesar:
- Monitorizați curățenia hainelor, părului, corpului, folosiți un deodorant, dar nu parfum.
- Purtați o batistă îngrijită.
- Păstrează-ți dinții sănătoși.
Aceste reguli și dorințe sunt norme indispensabile de etichetă, vă permit să deveniți nu numai un angajat bun, valoros, ci și o persoană plăcută cu care doriți să vă ocupați. Aspectul demonstrează perfect respect pentru ceilalți oameni.
Reguli de ton bun pentru comunicarea cu colegii
Când începi doar să lucrezi la birou și să-ți cunoști colegii, începi să construiești relații, de care va depinde climatul din echipă și rezultatele muncii generale. Cum să te comporte pentru a le câștiga? Fii prietenos cu toată lumea, dar nu căuta imediat să te apropii de cineva singur, acordă-ți ceva timp pentru a cunoaște mai bine oamenii. Simțiți-vă liber să întrebați angajații despre muncă, dar la început nu începeți conversații personale cu aceștia. Nu vă faceți griji, dacă nu ați putut alătura echipei din prima zi, nu este nimic în neregulă cu asta. Mulțumiți întotdeauna colegilor pentru ajutor și nu uitați că nu puteți depăși regulile etichetelor de comunicare de afaceri.
De exemplu:
- Nu deranjați colegii cu conversațiile dvs. și nu interveniți în conversațiile altor persoane;
- nu bârfați și nu ascultați bârfe, nu faceți ecou cu privire la conversațiile telefonice ale altor persoane;
- Nu discutați despre colegi problemele de sănătate și funcțiile corpului;
- Nu încercați să vă exprimați sau să vă impuneți opinia personală cu nicio ocazie;
- nu te speria pe nimeni în prezența unor străini, chiar dacă ai dreptate de trei ori, pierde-ți brusc cumpătul - îți cer scuze imediat;
- nu te prefați că ești ocupat mai mult decât alții, uneori poți cere politicos colegilor să nu facă zgomot, dar să o faci politicos și fără apel;
- nu fi egoist, în râvna ta oficială încearcă să nu-ți faci rău colegilor tăi pentru a obține niciun avantaj sau să faci o favoare cu șefii tăi.
Iar principala regulă de etichetă de afaceri, atât a unui lucrător de birou, cât și a unui funcționar public, spune: „trebuie să fii politicos, tactil, amabil și tolerant în comunicarea cu colegii și cu conducerea, fără să te ocupi niciodată de emoțiile tale.”
Reguli de etichetă telefonică pentru secretar
Prima impresie a companiei vine adesea din contactul telefonic și este dificil să scapi de o primă impresie proastă. Foarte des, atunci când apelați o companie în acest caz, puteți găsi un răspuns care nu are nicio legătură cu eticheta de afaceri sau cu regulile simple de politețe. Unii angajați răspund telefonic ca și cum ar face o favoare, alții nu consideră necesar să apeleze o companie sau un departament. Și toată lumea știe cât de plăcut este să vorbești la telefon cu oameni bine pregătiți, care răspund rapid, călduros, să-și exprime disponibilitatea de a ajuta.
La apelurile telefonice, de obicei, răspunde secretarul, dar nu numai el, ci toți angajații trebuie să cunoască regulile de bază ale etichetei de comunicare a afacerilor, care sunt importante de respectat atunci când comunică prin telefon.
- Nu îi face pe oameni să aștepte un răspuns, ridică imediat telefonul și răspunde. Dacă nu puteți vorbi, cereți să sunați înapoi, nu faceți apelantul să aștepte. Iar conectarea muzicii la linie pentru a completa o pauză este considerată o formă proastă.
- Imediat după ridicarea telefonului, spune salut, numește-ți compania și prezintă-te. Dacă lucrați într-o instituție mare, trebuie să numiți un departament specific pentru a ajuta abonații să navigheze.
- Când altcineva este solicitat la telefon, acceptați mesajul pentru el sau oferiți-vă să vă sunați mai târziu.
- În timpul conversației, păstrați-vă sub control și chiar comportați-vă corect cu cei mai plictisitori clienți. Dacă persoana este „pe pluton”, ajută-l să se calmeze, dar ca răspuns la insultă, trebuie doar să închizi.
- Urmăriți discursul și alegeți cuvinte, amintiți-vă că jargonul în comunicarea de afaceri este complet nepotrivit. Nu răspundeți niciodată „aha” sau „cheie oh”, doar „da”, „bine” sau „bineînțeles”.
- Țineți receptorul în mâini și nu între umăr și bărbie, vorbiți clar și direct în microfon, nu în trecut. Și nu vorbi niciodată cu gura plină.
- Când sunați, salutați și sună imediat la tine și la compania pe care o reprezentați. Vorbește politicos, pe scurt și la obiect.
Etichetă de afaceri în comunicarea cu vizitatorii
Funcționarii guvernamentali și angajații primesc adesea clienți în biroul lor. Bunele maniere sunt extrem de importante aici, oamenilor le place să se ocupe cu cineva care îi respectă. Normele privind eticheta comunicării și comportamentului de afaceri trebuie respectate în orice: atât în întâlnirea vizitatorului la ușă, ajutându-l să se dezbrace, cât și în a nu-l face să aștepte. Dacă mai trebuie să aștepți, ai grijă să-ți ceri scuze, chiar dacă vina acestei întârzieri nu este a ta, oferă-i ceai sau cafea. Întâlnește-te cu oameni cu amabilitate, cu un zâmbet, încearcă să stabilești contacte informale, dar niciodată să bârfești despre nimic. Păstrează-ți distanța în conversație, dar fii corect, politicos și răbdător. Escortați vizitatorii la ușa cabinetului ca oaspeți.
Ton bun în scrisorile de afaceri
Normele de etichetă a corespondenței de afaceri afectează atât aspectul, cât și conținutul, conținutul scrisorii în sine. Înainte de a scrie, trebuie să faceți un plan care să vă ajute să afirmați scurt și clar esența problemei. Este important să se țină seama de mai multe reguli obligatorii pentru desfășurarea corespondenței în afaceri.
- Litera trebuie să fie scrisă corect în ceea ce privește stilul, ortografia și punctuația.
- Se obișnuiește tipărirea de scrisori oficiale, aceasta este o dovadă a respectului pentru destinatar.
- Conform regulilor bunelor maniere, niciuna dintre scrisori, cu excepția scrisorilor de mulțumire, nu ar trebui să rămână fără răspuns.
- Scrisoarea trebuie să fie perfect executată, scrisorile de afaceri sunt de obicei scrise doar pe hârtie albă A-4.
- Întotdeauna întoarceți-vă scrisorile în partea stângă jos și lăsați o semnătură personală, nume și inițiale.
- Atunci când aplicați, este obișnuit să folosiți cuvântul „respectat”, iar atunci când folosiți pronumele personal „Tu”, scrieți-l cu majusculă.
